Article image
Bo Gärdhagen, ägare av Gärdhagen Akustik som fick stöttning i tillväxtprogrammet Expedition Framåt.

Ägare hittade ny roll i företaget när verksamheten växte

När uppdrag rullar in är det naturligt att nyanställa. Men entreprenören Bo Gärdhagen höll på att bränna ut sig när han tvingades lägga alldeles för mycket tid på rekrytering och ökad administration. Lösningen blev att ta sig en rejäl funderare på sin egen roll i företaget – och våga ta in den första icke-debiterbara personen i firman.

Main content

UTMANINGEN:

Bo Gärdhagen personifierar många fåmansföretags stora dilemma: hur hanterar man företaget när verksamhet växer? Han har drivit sin akustikfirma i 15 år, oftast med bara några få medarbetare. När nya lukrativa byggakustikuppdrag kommit in har Bo Gärdhagen hittills haft turen att hitta duktiga, specialiserade medarbetare. Men jakten på kompetens, kunskapsöverföringen, att hålla medarbetarna motiverade och inte minst all administration som följer på att ha anställda, stal massor av tid från honom.

– Det jag tycker är roligast är att ägna mig åt kunderna och att leda människor. Men jag hann inte med. Istället lade jag en inte oväsentlig del av min tid på affärsfrågor, ekonomiuppföljning med redovisningsfirman, kvalitets- och miljöarbete, marknadsfrågor och exempelvis att hantera byte till mobil telefonväxel. Dessutom kände jag att företaget började glida iväg åt ett håll jag inte ville. Jag ville komma tillbaka till kärnan: fokusera mindre på att administrera och mer på att leverera resultat av högsta klass, berättar Bo Gärdhagen.

”Strävan efter mästarklass” är Bo Gärdhagens ordstäv och vision för företaget.

– Det kan låta storslaget men jag vill arbeta för en bättre värld genom att skapa förutsättningar för fler att trivas och må bättre med hjälp av akustik och minskat buller, förklarar han.

Mot denna bakgrund blev det 2016 tydligt att Bo Gärdhagen stod inför ett val.

– Ett alternativ var att skala ned, säga upp alla och på egen hand göra det jag var bra på. Ett annat var att bli uppköpt. Det tredje var att anställa någon som kunde ta över administration och företagsledning så att jag kunde fokusera på uppdragen och den tekniska kvaliteten.

 

LÖSNINGEN:

Bo Gärdhagen bestämde sig: han ville plocka in någon som i sin roll skulle ha en egen vinning i att det gick bra för företaget. Han skulle anställa en vd som kunde bringa ordning i interna processer och rutiner, medarbetare, arbetsplats och ekonomi.

– I min strävan efter mästarklass var det självklart att jag även skulle ha in en mästare på affärsadministration, säger han.

Han insåg dock att det skulle bli en stor kostnad och att han behövde hjälp att hitta rätt i den processen. Som deltagare i Expedition Framåt hade han haft ett antal timmar företagsrådgivning med Business Region Göteborgs konsult Madeleine Andrén. Därför bad han henne om hjälp med rekryteringen.

– Bo startade inte företag för att han älskar administration, utan för att han älskar akustik, och så är det för många företag. Man brinner för något och affärerna går bra. Samtidigt måste man ju upp i en viss storlek för att ha råd att anställa en icke-debiterbar person. Det kan dessutom vara en svår process att komma fram till vad den personen ska ha för profil och uppgifter i företaget, säger Madeleine Andrén.

Image
Madeleine Andrén, affärsutvecklare på Business Region Göteborgs tillväxtprogram Expedition Framåt

Hon menar att detta är en av småföretagens stora pucklar att ta sig över.

– Jag har sett många exempel på företag som vid fem–sju anställda upplever att allt runtomkring börjar tära på krafterna. Men det kan också vara ångestladdat att lämna över ansvaret för utvecklingen av sitt företag till någon annan. Du måste kanske upp i ungefär tio medarbetare för att det ska vara ekonomiskt försvarbart att ha en anställd som du inte tjänar pengar på, säger hon.

Vid den här tiden, i april 2016, hade Gärdhagen Akustik tre anställda. Rådet Madeleine Andrén gav till Bo Gärdhagen var att han skulle plocka in en vd-konsult.

– Det var uppenbart att Bo behövde någon som kunde skapa ordning. Men när en anställd vd väl fått ordning, vad skulle han eller hon göra då? Det var helt enkelt inte läge, varken ekonomiskt eller vad gällde arbetsuppgifterna, att ha någon fast anställd.

En konsult skulle visserligen också bli en kostnad, men Bo Gärdhagen såg det som en långsiktig investering.

– Jag räknade med att jag själv skulle kunna debitera fler timmar och att jag snabbt skulle kunna justera vd:ns timantal eller avsluta när det behövdes, säger han.

Citat

Det jag tycker är roligast är att ägna mig åt kunderna och att leda människor. Men jag hann inte med.

Avsändare

Bo Gärdhagen, ägare till Gärdhagen Akustik AB

Med sin insikt i Gärdhagen Akustik och med sitt stora kontaktnät kunde Madeleine Andrén plocka fram tre kandidater. Hon genomförde sedan intervjuerna medan Bo Gärdhagen satt med och kunde koncentrera sig på att lyssna.

– Jag ville vara säker på att personen jag anlitade skulle ge rätt inriktning, rätt tempo, rätt utväxling och rätt stöd, säger Bo Gärdhagen.

Personen han valde visade sig dessutom vara en gammal vän från tiden i Chalmers barockensemble och blev ett tryggt val. Han togs in ett par dagar i veckan med uppdrag att göra en ordentlig analys av företaget, presentera lösningar och verktyg och se till att allt genomfördes.

 

RESULTATET:

Ganska omedelbart blev det uppenbart att detta utifrånperspektiv gav nya infallsvinklar.

– Han såg saker jag missat och strukturer vi kunde bygga på. Det blev en hel del förvånade ”Jaha?!” från min sida den första tiden, minns Bo Gärdhagen.

Efter att analysen var gjord och alla var överens om vägen framåt, blev vd:ns roll i första hand controllerns, samtidigt som han gav Bo Gärdhagen stöd i ledarskapet. Han skapade hållbara interna processer samt system och förutsättningar som gjorde det möjligt för redovisningsfirman att bli företagets ekonomifunktion och betade av en lång att-göra-lista som bland annat innehöll att ta fram en helt ny hemsida. En av de viktigaste förändringarna som infördes var en produktifiering av Gärdhagen Akustiks erbjudande: ett antal tydligt avgränsade uppdragsbeskrivningar med fasta priser, vilket underlättade för alla att lämna anbud och fakturera.

– Helt avgörande var att min vd arbetade aktivt och inte bara sa hur jag borde göra. Efter ett tag fick han successivt mindre att göra, och efter ungefär 1,5 år upplevde jag att företaget var nästintill ett självspelande piano, relativt sett i alla fall. I dag kan jag i betydligt större utsträckning ägna mig åt uppdragen och debitera mer, samtidigt som jag har tid att leda och arbeta med min vision om att arbeta för en bättre värld, säger Bo Gärdhagen.

Gärdhagen Akustik går i dag bättre än någonsin och har bland annat fått ett långt och mycket prestigefyllt kontrakt med ombyggnaden av Kungliga Operan i Stockholm. Den stora utmaningen nu är att hitta specialistkompetens för att möta efterfrågan. Bolaget klarar sig nu utan sin vd-konsult. Däremot har företaget ett advisory board, där vd:n och Madeleine Andrén ingår, som ses en gång i kvartalet.

– De fungerar som ett ovärderligt bollplank i alla möjliga frågor, säger Bo Gärdhagen.

BO GÄRDHAGENS TRE RÅD OM ATT DELEGERA ANSVAR

1. Ta in någon som inte bara säger utan också gör. Goda råd är en sak, men oftast har du som företagare med anställda inte tid att följa alla råd – de blir bara ytterligare en börda. Vad du behöver är någon som kan bena ut hur ditt företag fungerar med ett ordentligt utifrånperspektiv, sedan praktisk hjälp med administration och processer.

2. Kom ihåg att folk inte tänker som du. Det som är drivkraft för dig är inte automatiskt drivkraften för någon annan. Fundera över om vad som får människorna i din organisation att må bra och jobba bra: är det tävlingsmomentet, trygghet, rutiner, tydliga förutsättningar eller frihet inom ramarna? Delegera och skapa förutsättningar utifrån det.

3. Se delegering som en långsiktig investering. Oavsett om det handlar om att plocka in en vd-konsult eller att ge medarbetarna utökad attesträtt så innebär det att du kan lägga fler timmar på att arbeta med det du är bra på – och förhoppningsvis både debitera mer och genom mindre stress också må bättre.

Färgbox

Fakta Gärdhagen Akustik AB

Gör: Konsult inom akustiklösningar.
Antal medarbetare: 5.
Omsätter: 4,5 miljoner 2017.
Ägs av: Bo Gärdhagen.
Om Expedition Framåt: Bo Gärdhagen har varit medlem i Expedition Framåt sedan 2004, bara något år efter att han startade sitt företag. Som deltagare har han kunnat ta del av företagsrådgivning, nätverk och inspirationsträffar samt har anlitat konsulthjälp vid rekrytering och HR-frågor, utvecklingssamtal och ekonomirådgivning.

Print this page:

Tip a friend

Bottom content