Article image
Joakim Klarsten, CFO och en av ägarna av ColourHouse

Digitaliseringen öppnade för affärer med hela världen

Utåt sett proffsiga leveranser och nöjda kunder. Men bakom kulisserna ett tidskrävande administrativt arbete där felsökning prioriterades över tillväxt. Möt företaget som gjorde en digital omstuvning som frigjorde tid för sälj och global expansion.

Main content

UTMANINGEN

I ett av de anrika tegelhusen i Klippan i Göteborg, med utsikt över hamninloppet, finns ColourHouse. De är ett trendinformations- och färgkommunikationsföretag vars produkter och kompetens sätter färg på såväl nya bilmodeller som kommande inrednings- och modetrender. Företaget har funnits sedan 1982. Trots att de bara har sju anställda verkar de idag på en global marknad med stora internationella kunder som tar del av ColourHouses trendrapporter, seminarier och färgprodukter.

– Vi är ett litet företag men täcker en mycket stor marknad med riktigt många varierande produkter och tjänster. Det är möjligt tack vare engagerade medarbetare och ett konstant arbete med att bli bättre och mer effektiva. Vi reser varje vecka och lägger mycket tid ute hos kund, säger Joakim Klarsten, CFO och en av ägarna av ColourHouse.

Företaget grundades av hans svärfar och drivs i dag av Joakim och hans fru Louise.

– Louise såg till att vi fick vår första hemsida redan 1996. På modemässan det året var det bara vi och två globala varumärken som hade en hemsida. Men vår lösning fick växa fram långsamt eftersom vi är så små. Med begränsade medel måste vi hantera personal, resurser och idéer väl, säger han.

Image
ColourHouse är agent för en mängd internationella trendrapporter och färgsystem, producerar en egen trendbok, håller uppskattade seminarier flera gånger per år och jobbar med kundnära projekt.

En utmaning på den tiden var att kunderna som beställde så kallade färglikare, provmaterial för allt från designarbetet till produktion, ringde eller faxade in artikelnummer som sedan hanterades manuellt i flera led. Med stora risker för fel.

– Vi byggde en webbshoplösning för dessa beställningar så att kunderna skulle kunna logga in och beställa själva. Men alla var inte vana utan vi fick fortsätta att knacka ordrar. Du kan ju tänka dig felkällorna, särskilt med tanke på att vi hade kanske 5 000 ordrar att hantera varje år och de skulle sändas för plock från både Japan och USA.

Nu satt ColourHouse alltså med en visserligen fin hemsida där kunderna kunde botanisera bland 35 000 artiklar och lägga beställningar. Men internt orsakade plattformen ett stort energitapp. Personalen fick lägga massor av tid på administration, dubbelkollar och felsökning och hemsidan och webbshoppen hade långt ifrån alla de funktioner som behövdes.

– Vi, ett företag som sysslar med trender, kändes omoderna, trots att vi var tidiga och ensamma i världen om denna lösning. Förutom att systemet varken var flexibelt eller integrerat med affärssystemet tog det all vår tid. Dessutom begrep vi att om vi inte har en modern hemsida syns vi inte – och då finns vi inte, säger Joakim.

LÖSNINGEN

Det var dags att inse att ColourHouse behövde göra en digital omstart och med det en investering i miljonklassen. Vis av tidigare erfarenheter valde man två mindre leverantörer av webblösning och affärssystem.

– Vi jobbade med en av de stora drakarna tidigare, men nu ville vi ha någon som matchade oss i storlek. Dels för att jag tror att små bolag förstår varandra bättre, dels för att vi ville kunna få snabb och flexibel kommunikation. Du vet, kunna ringa på en lördag om något problem uppstår, säger Joakim med ett leende.

Tillsammans med två lokala företag såg man över behoven.

– Våra mål var tydliga: för vår del handlade det om att lägga så lite tid som möjligt på admin och undanröja alla felkällor. För kundernas del handlade det om att vi ville skapa en sida med köp i olika och realtidsuppdaterade valutor och med olika betalningssätt, bra köphistorik, mycket information och tvåspråkig sida. Enkelt utåt, enkelt inåt, sammanfattar han.

Image
Joakim Klarsten, CFO och en av ägarna av ColourHouse

Kravlistan var dock betydligt mer specad än så, med önskemål om automatik i det mesta, från att få nytt lösenord till att varorna plockades från närmaste lager i världen. Med total koppling till affärssystemet och full kontroll över hantering av varor i och utanför EU. Med ett stort maskineri bakom som kunden aldrig skulle behöva märka av.

– Vi insåg att vår affär är väldigt komplex, trots att vi inte är så stora. Och vi insåg också att vi höll på med något unikt. Ingen av våra partners eller konkurrenter hade satsat som vi och tagit ett sådant här helhetsgrepp. Jag tror att ett av problemen i den pågående digitaliseringen är att folk inte har tid att tänka efter och då gör de små lösningar och påbyggen som inte håller. Vi var snabba och bestämda och visste vart vi ville och framför allt varför, säger Joakim.

En person, ColourHouses marknadskommunikationsansvariga, jobbade i princip heltid i ett år med digitaliseringen medan de övriga på företaget hjälptes åt för att klara de dagliga uppgifterna. I mitten av 2016 kunde den nya hemsidan och webbshoppen gå live.

RESULTATET

När Joakim Klarsten jämför företagets arbetsdagar då och nu blir vinsterna uppenbara direkt.

– Tidigare la en person halva sin arbetsdag på att rätta till det som blivit fel i beställningarna dagen innan. I dag tar det på sin höjd 30 minuter. Det blir aldrig fel i orderförfarandet längre. Nu slipper vi ringa det tyska lagret och lägga tid på att jaga varor. I stället kan vi fokusera på att utveckla vår verksamhet och vara kundnära, säger han.

Det allra viktigaste är vad som hänt ut mot kund. Trots att kunderna var nöjda tidigare, har de blivit ännu nöjdare nu. Och framförallt har de blivit fler.

– Vi har mellan fem och 30 personer inne på hemsidan vid varje givet tillfälle och har ökat kundbasen betydligt, både vad gäller antal och geografisk spridning. Varje vecka får vi ungefär 15 nya prenumeranter på vårt nyhetsbrev och kommunicerar med omkring 15 000 personer i utskicken. Det är otroligt mycket för ett så litet företag. Vi får dessutom hela tiden in nya köpare, från hela världen.

ColourHouse har inte stannat upp, utan har nyligen påbörjat ett arbete tillsammans med Business Region Göteborg för att se hur företaget kan utvecklas ytterligare.

Image
Per Bäckman, affärsutvecklare på Business Region Göteborg

– Inom ColourHouse finns en fantastisk kompetens kring färger och trender i alla steg – jag skulle vilja gå så långt som att säga att den är bland den mest imponerande jag sett, och jag har sett mycket, säger Per Bäckman, affärsutvecklare i Business Region Göteborgs tillväxtprogram Expedition Framåt där ColourHouse är med.

– De har handlaget och gör fotarbetet, de är extremt nischade och finns på en global marknad. Möjligheterna är enorma. De gjorde helt rätt när de satsade digitalt och är nu redo för att utveckla och fokusera affären ytterligare, kanske skruva på det digitala och på affärsmodellen ytterligare. Där har vi bidragit med några riktningar som företaget kan gå i, och det ska bli spännande att se vad som händer. För när ColourHouse bestämt sig är de verkligen duktiga på att förflytta positionerna.

På Joakim Klarstens kontorsvägg står det “Förändring är lika med trygghet”.

– Jag hade en chef en gång som brukade svara “BSD” på de flesta nya förslag. “Been there, seen it, done it”. Jag vill aldrig bli sådan. Förändras du inte blir du otrygg förr eller senare eftersom världen förändras hela tiden. Vi är en extremt testande organisation, med ett konstant flöde av nya idéer och det tror jag lade grunden för att vi lyckades med vår stora omställning, säger han.

Joakim Klarstens bästa tips för digital omställning:

1. "Skaffa en partner som du litar på och kan kommunicera med på det sättet du vill. Annars: leta vidare."
2. "Våga ta dig ur prisfällan. Istället för att stirra dig blind på kostnaden, fokusera på vinsterna. Fråga dig själv vad ditt företag behöver, varför ni behöver det och vad det kommer att generera i nästa steg. Sedan kollar du offerten och tar diskussionen med leverantören om delarna."
3. "Se inåt. Lite nyttig navelskådning om företagets visioner, sälj- och marknadsföringsmål är på sin plats så att du säkerställer att den nya lösningen stämmer överens med vart företaget är på väg."
4. "Koppla den digitala lösningen till affärssystemet, byt affärssystem om det inte har nödvändig funktionalitet."
5. "Räkna med uppdateringarna. En ny hemsida är en jättestor investering, och är inte klar bara för att den lanserats. Du måste ha tid att hålla i gång den och göra den relevant. Sätt mål för hur, vad, när och av vem sidan ska uppdateras. Ta in hjälp om du inte har kunskapen i organisationen."

Färgbox

Fakta ColourHouse

Gör: Har genom sitt erbjudande av redskap för färg, trend och inspiration för produktutveckling, sortimentstrategi och kommunikation fått fler än 4 500 kunder i Skandinavien samt en växande kundbas globalt.
Finns: I Klippan i Göteborg.
Antal anställda: 7 st.
Ägs av: Joakim och Louise Klarsten.
Omsätter: Strax under 19 miljoner 2017.

Print this page:

Tip a friend

Bottom content