Friskvård lyfte rejält med digitaliserad tjänst

UTMANINGEN

Anette Fernström startade företaget Hälsoresurs 2007. Då erbjöd hon företagsmassage där Hälsoresurs massörer åkte ut till företag och masserade på plats. Det var en liten och begriplig verksamhet. Bokningarna sköttes manuellt och skrevs in i excel. Men steg för steg växte ett annat affärsområde fram: en bokningstjänst för massage där anställda kunde gå själva till olika massörers mottagningar.

– Många massörer som masserar på mottagningar har svårt att fylla sina bokningskalendrar med kunder, och där kommer vi in som ett komplement. Som enskild massör går det inte att bli ansluten till någon av de stora förmånsportaler som finns i Sverige. Men eftersom Hälsoresurs är kopplat till Benify, en av de största, kan våra massörer kostnadsfritt få tillgång till de ungefär en miljon kunder som finns där, säger Anette Fernström.

Företagsidén var överhuvudtaget inte digital i början. De kunder som var intresserade av massage fick ett handskrivet klippkort utskickat till sig, och massörerna rapporterade sedan besöken varje månad till Hälsoresurs. Där stämde en inhyrd administratör av, jagade fel i fakturor och skickade ut ersättningar till respektive massör. Varje klippkorts giltighetstid höll man koll på för hand.

– Vi pratar fortfarande om kaoset i slutet av 2015. Då satt en av våra medarbetare med hela bordet hemma fullt med högar av handskrivna klippkort som skulle postas innan årets friskvårdspeng löpte ut. Det går inte ens att förstå att vi jobbade så, och det blev snart ohållbart, säger Anette Fernström.

LÖSNINGEN

Hälsoresurs började med att köpa in ett digitalt bokningssystem som kopplades sömlöst till de anslutna massörernas kalendrar så att kunderna direkt kunde se och boka tider. Sedan togs en första digital version av klippkorten fram.

– Det blev ett lyft. Hanteringen blev mycket enklare, men vi insåg också att det inte räckte. Fler och fler massörer anslöt sig, men vi kunde fortfarande inte se vilka kunder som bokade var. Även om vi gav massörerna mallar att rapportera i för att få ersättning, var det inte helt enkelt för dem. Alla som jobbar för oss är egenföretagare – de ska inte behöva göra något annat än att massera och klicka i att de har jobbat. Vår ambition var att erbjuda en tjänst som skulle sköta allting annat åt dem, säger Anette Fernström.

I samma veva hade hon gått med i Business Region Göteborgs tillväxtprogram Expedition Framåt och haft kontakt med företagsrådgivaren Ywonne Genberg.

– Anette är otroligt driven. Trots att Hälsoresurs är litet har hon alltid tänkt som ett tillväxtföretag. Det hon bestämmer sig för genomför hon. Hon letade efter det bästa sättet att genomföra en digitalisering, så jag tipsade henne om Digitalakademin, Almis kostnadsfria onlineutbildning. Jag tror att det blev en öppning för henne och att det tog henne i rätt riktning, säger Ywonne Genberg

Det håller Anette Fernström med om.

– Jag fick en otrolig inspiration och vågade investera i fler digitala tjänster.

En digitalbyrå fick i uppdrag att ta fram en komplett portal för massörerna och ett förbättrat klippkort för kunderna. Ywonne Genberg tipsade om en digitaliseringscheck från Västra Götalandsregionen som Anette Fernström kunde använda för att delfinansiera utvecklingen.

– Digitalisering kostar pengar och vi stod inför väldigt stora investeringar så alla bidrag var välkomna. Men jag bestämde mig tidigt för att utgå ifrån effekt. Den ekonomiska satsningen var stor, men den var enkel att räkna hem och jag var övertygad om att den skulle utveckla affären. Och jag fick rätt, säger Anette Fernström.

RESULTATET

Januari 2017 implementerades den nya hemsidan, en app för kunder och en portal för massörer. Det blev ett totalt skifte för Hälsoresurs.

– I dag är vi ett helt annat företag än tidigare, säger Anette Fernström.

För massörerna har digitaliseringen inneburit att de inte längre behöver rapportera någonting utan får en automatisk utbetalning varje månad. All information och dokumentation finns på portalen.

– De kan enbart ägna sig åt att massera. I vanliga fall behöver en massör med eget företag räkna med att lägga kanske 30 procent av sin tid på administration, sälj och marknadsföring för att få kunder. Men det gäller inte våra, de får allt det av oss, säger Anette Fernström.

Citat

Föreläsningarna är fantastiska och jag har varit på en del utbildningar och ser det som en mycket bra källa till inspiration, särskilt om man hamnar i bra sammansatta diskussionsgrupper.

Avsändare

Anette Fernström, vd för Hälsoresurs, om Expedition Framåt

För Hälsoresurs har digitaliseringen inneburit stora tidsvinster och mindre administration eftersom klippkortsutskick och tidrapportering nästan helt försvunnit. Och det är också här, i nästa led, som Hälsoresurs har tänkt till och utnyttjat konsekvenserna av sitt digitala skifte. Det gick bra för företaget tidigare, men nu är stabiliteten och lönsamheten ännu bättre.

– Tillväxt möjliggör digitalisering, digitaliseringen möjliggör tillväxt, och så fortsätter det i en positiv spiral, konstaterar Anette Fernström.

Men det gäller att ta tillvara på möjligheterna, menar hon.

– I stället för en administratör kunde jag anställa en kommunikatör, vilket är en fantastisk lyx för ett så litet företag. Satsningen på proffsigare kommunikation både externt och internt har gett otroliga effekter och har verkligen stärkt vårt varumärke.

Kontakten med massörerna är också mycket trevligare i dag, säger hon.

– Förr hörde vi av oss i negativa sammanhang: du har glömt rapporter, fakturan stämmer inte och så vidare. Det skavde när vi tvingades vara poliser. I dag kan vi fokusera på det roliga och har tid att ordna träffar och erbjuda utbildningar.

Dessutom har företaget fått fler goda omdömen, fler följare på sociala medier och bra marknadsföring nästan på köpet.

– Det pratas om oss i olika forum, massörer frågar och andra ger positiva omdömen som att vi är smidiga att jobba med och att du som massör får allting serverat. Följden är att vi får fler spontanansökningar från massörer som vill ansluta sig.

Om man jämför slutet av 2015 med slutet av 2017 är förändringarna enorma. Inga klippkort behöver längre handskrivas, läggas i kuvert och postas.

– Nu är vi ett företag som fungerar digitalt i processer, på nätet och i sociala medier. Vi har en otrolig tillväxt. Hade vi inte tagit steget mot digitalisering skulle vi aldrig nått hit.
 

ANETTES TRE RÅD OM DIGITALISERINGSPROCESSEN

1. Skaffa bollplank. Jag har en mentor som jag träffar regelbundet, men som också fungerar som facilitator när vi har företagskickoffer och liknande. Hon utmanar oss och hjälper oss att tänka nytt – många av våra idéer hade varken kommit fram eller förverkligats utan hennes stöd. Jag inspirerades också av föreläsare på Digitalakademin som jag har fortsatt att träffa och ha samtal med. Bra för att få tips och komma vidare!

2. Ta in hjälp. Vi tycker om att jobba med företag med samma värderingar som vi och som också vill växa tillsammans med sina kunder. Kompetens går att hitta på oväntade ställen – som exempel har en av våra anslutna massörer en bakgrund från byråvärlden och har tagit fram vår kommunikationsstrategi och hjälpt oss med Hälsoresurs värderingar.

3. Se till effekten. En investering i till exempel digitalisering – eller för min del också en mentor – kan te sig dyr rent timpenningsmässigt, men jag ser till effekten. Jag sa alltid tidigare att jag som företagare inte drevs av att tjäna pengar, men det har jag slutat säga för det fick inte bli en självuppfyllande profetia. Vi tjänar gärna pengar så att vi kan göra världen lite bättre: anställa fler, möjliggöra bättre hälsa för fler och engagera oss i välgörenhet.