Article image
Maria Lachonius på Språkbolaget om bolagets omorganisation

Omorganisation öppnade för större och bättre affärer

När kunderna är nöjda och återkommande och medarbetarna verkar ha mer än fullt upp är det lätt att tro att det går bra. Men om företaget ändå inte växer kan det vara läge att fundera över arbetssätt och rollfördelning. För översättningsföretaget Språkbolaget krävdes en total omorganisation från grunden för att kunna starta om tillväxtresan.

Main content

UTMANINGEN

Översättningsbranschen har länge vuxit i takt med att mångfalden ökat, Sverige blivit allt mer globaliserat och intresset för att nå ut i världen vuxit hos företag och organisationer. För Språkbolaget i Göteborg har det inneburit en stadig tillväxt och många spännande och framför allt omfattande uppdrag.

– Trots att vi är ett relativt litet företag med sju anställda jobbar vi globalt och har översättare i hela världen, säger Maria Lachonius som är vd och den som grundade företaget för 17 år sedan.

Hon har alltid lagt stor vikt vid proffsiga leveranser och nöjda kunder, något som har gett resultat i form av stora, lönsamma uppdrag främst mot näringslivet. Men Maria Lachonius började också se tre tendenser: för det första att tidskrävande administration och felsökning slukade tid och prioriterades framför sälj och tillväxt. För det andra att organisationens rutiner och arbetssätt var föråldrade. Och för det tredje att Språkbolaget kanske helt enkelt haft det lite för lätt för sig.

– Jag tror att vi hade blivit bortskämda med att allt fungerat så smidigt och att kunderna kommit till oss. Vi har nog blivit lite bekväma, konstaterar hon.

Citat

Vi har utökat vår kärnverksamhet, projektledningen, vilket gör oss mindre sårbara. Rollerna är tydligare och fler personer kan fler saker och förstår varandras arbete på ett annat sätt.

Avsändare

Maria Lachonius, vd och grundare av Språkbolaget

År 2017 fick hon svart på vitt att något behövde göras.

– Jag kunde se att alla hade fullt upp, men det blev ändå inte något riktigt lyft för företaget omsättningsmässigt. Uppdragen hade stegvis blivit fler och mindre med krav på kortare leveranstider, projektledarna blev fullbokade och stressade och övrig personal fick gå in och göra punktinsatser i form av teknikstöttning, vilket ledde till mindre tid för nyförsäljning.

Hon drog slutsatsen att arbetssättet och rollfördelningen hade blivit ineffektiva och att Språkbolaget hade slagit i taket för vad det klarade av att hantera.

– Vi insåg att vi behövde höja vår produktivitetsgrad, göra oss mer relevanta affärsmässigt för större kunder och att fler personer behövde jobba både i sälj och produktion, säger hon.

LÖSNINGEN

Språkbolaget hade dittills bestått av två sälj- och marknadsorienterade projektledare samt granskare med översättarbakgrund som stått för textgranskning, teknisk support och projektledarstöd. Den första åtgärden i förändringsarbetet blev att skapa två nya funktioner: en försäljnings- och produktionsansvarig samt en teknik- och utvecklingsansvarig.

När en redovisningskonsult föreslog att man skulle logga all tid som lades i projekten blev det också tydligt att det behövdes fler projektledare. De nya ansvariga – som arbetat på företaget länge – fick i uppdrag att ta fram ett nytt förslag på organisation; gå igenom allas arbetsbeskrivningar, prata med alla medarbetare, fundera över önskemål och individuella utbildningsbehov och fördela kunderna.

Som deltagare i Expedition Framåt sedan 2008 kunde Språkbolaget också ta hjälp av Business Region Göteborgs specialiserade företagskonsulter inom flera områden – bland annat för att bredda hemsidan mot större kunder, analysera kundstocken och dela upp den i segment, gå igenom prissättning och framför allt stämma av det nya organisationsförslaget.

Företagskonsulten Per Bäckman har arbetat med Språkbolaget i många år och kopplades nu in som bollplank i konkreta och intensiva omorganisationsmöten med arbetsgruppen.

– Översättningsbranschen är en otroligt tuff bransch där kraven på kvalitet är höga, den tekniska utvecklingen snabb och prisbilden komplicerad. Företag som Språkbolaget konkurrerar numera mot textrobotar. Maria har alltid varit skicklig på att parera alla dessa utmaningar utan att lägga sig platt eller göra avkall på kvalitet, säger han.

Image
Per Bäckman

Men han konstaterar att det nu var hög tid att förändra.

– Jag ser på företagen jag arbetar med utifrån ett affärsutvecklingsperspektiv och i det här fallet handlade det om att hitta en form som var mer effektiv men också mer flexibel så att Språkbolaget skulle kunna stå emot omvärldens hot och utmaningar och vara mindre sårbara. Ett stort steg!

RESULTATET

Efter ungefär fem månaders arbete som bland annat inkluderade utbildning för medarbetarna sjösattes den nya organisationen 1 oktober 2018. Den består av samma antal anställda men dubbelt så många projektledare, har större sälj- och kundvårdsfokus och mer avlastning i ledarskapet. Maria Lachonius kan redan se fördelarna.

– Vi har utökat vår kärnverksamhet, projektledningen, vilket gör oss mindre sårbara. Rollerna är tydligare och fler personer kan fler saker och förstår varandras arbete på ett annat sätt.

Hon märker också att engagemanget bland medarbetarna vuxit och att alla blivit mer medvetna om vad de lägger sin tid på. Och att organisationen är redo att växla upp både med nya uppdrag och affärsområden.

– Vi är i dag skalbara på ett annat sätt och har en större kapacitet att ta emot stora och komplexa uppdrag. Under året har vi också kunnat utveckla en speciell nisch för information till nyanlända och har utökat vår kompetens vad gäller medicinska uppdrag.

Digitaliseringen, som i översättningsbranschen kan vara ett hot mot de små översättningsföretagen, är förstås också en möjlighet. Redan i mitten av 2016 fick Maria Lachonius upp ögonen för förändringen som digitaliseringen innebar på ett Business Region Göteborg-seminarium med digitaliseringsförespråkaren Arash Gilan.

– Han sa att inom fem–tio år existerar inte 50 procent av dagens företag på samma sätt. Det blev en väckarklocka för mig och redan då började jag prata om digitalisering internt, säger hon.

Image
Språkbolaget gjorde en hel del förändringar som sjösattes på kort tid.

Språkbolaget upphandlade då en avancerad molntjänst som man implementerade under en längre tid och som också möjliggjorde omorganisationen och blev en stor tidsbesparare. Det som tidigare skedde i ett gemensamt Filemakersystem händer nu i molnet, vilket bland annat har lett till att språkgranskare kan jobba hemifrån och filer och korrespondens laddas upp i molnet i stället för att mejlas fram och tillbaka. Projektledarna kan nu sköta hela kedjan från inkommande uppdrag till slutleverans och har direktkontakt med granskarna som numera anlitas externt och kan jobba hemifrån. Nyligen lanserade Språkbolaget också en leverantörsportal för översättarna, något som ytterligare minskat den administrativa bördan. Omställningen har varit stor och gått snabbt, men Maria Lachonius är nöjd med resultatet.

– Det har fungerat väl eftersom det fanns en insikt i organisationen om att detta var nödvändigt. Vi planerade ordentligt och har hela tiden informerat och hållit möten så att alla har vetat vad som varit på gång, säger hon.

Per Bäckman tycker att Språkbolaget gjort ett gediget och målinriktat arbete.

– Ett par av framgångsfaktorerna i det här fallet tror jag är att ha koll på hur omvärlden utvecklas och att inte vara rädd att be om hjälp. Språkbolaget har hållit fast vid sina kundvärden utan att låsa fast sig i gamla arbetssätt – det gör dem konkurrenskraftiga framöver.

Mycket jobb kvarstår och Maria Lachonius planerar för fler möten med Business Region Göteborgs företagskonsulter.

– Vi ska bland annat titta på hur vi strukturerar upp säljet bättre, arbeta fokuserat med kundvård och bli bättre på sökordsoptimering. Jag vill också involvera medarbetarna ännu mer i att ta fram en detaljerad strategi för vart företaget är på väg. Men vi har redan avverkat en lång sträcka.

MARIA LACHONIUS TIPS FÖR DIG SOM STÅR INFÖR EN OMORGANISATION

1. Involvera medarbetarna tidigt. ”Börja med att engagera ett par eldsjälar som i sin tur kan engagera resten. Tydliggör att alla måste vara beredda på att uppgradera sig själva och utvecklas personligen för att hänga med i branschens och företagets förändringar. Och informera framför allt fortlöpande om vad som pågår.”
2. Gör ett gediget grundarbete. ”Planera process och struktur i förväg och ta med eventuella fallgropar i beräkningen.”
3. Visa ett positivt ledarskap. ”Som ledare är det A och O att vara peppande och positiv vad som än händer och inte visa stress eller oro. Jag har utvecklats och jobbat mycket med mig själv under processen och hämtat inspiration från poddar och böcker och bollat mycket med min sambo som också är egenföretagare.”
4. Håll stenkoll på försäljningen. ”Och låt den inte minska bara för att ni genomgår en omorganisation. Följ också hela tiden upp med kunderna så att de är nöjda.”
5. Lyft kärnvärden och företagskultur till en strategisk nivå. ”Det skapar stolthet och gör det roligare att definiera er som företag och arbeta mot en gemensam syn.”

Färgbox

Fakta Språkbolaget

Gör: Översättningsföretag, en så kallad LSP, Language Service Provider som erbjuder språkkonsultationer, projektledning och professionella översättningar till näringslivet.
Finns: I Göteborg.
Antal anställda: 7 anställda samt ungefär 200 översättare runtom i världen.
Omsättning: 9 miljoner år 2017.
Om Expedition Framåt: Språkbolaget har deltagit i Expedition Framåt sedan 2008 och har bland annat använt konsulter som rådgivande bollplank och hjälp i ledningsgruppen, vid omorganisation och värderingsarbete, med hemsidan och Lean. Samt deltagit i flertalet event.

Print this page:

Tip a friend

Bottom content